โลกในยุคปัจจุบันการรับส่งข้อมูลค่อนข้างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการส่งผ่านทาง Line, What app, Facebook, We Chat ฯ อีกวิธีที่หลาย ๆ คนขาดไม่ได้ และ อยู่กับเรามายาวนานนั่นก็คือ การรับส่ง “E-Mail” ซึ่งเรามักจะคิดว่าเราเชี่ยวชาญด้านการเขียน และ ส่งอีเมล เนื่องจากเราใช้เวลาเกือบทั้งวันในการเขียน และ ตอบกลับอีเมลหาผู้อื่น จนแทบจะเรียกได้ว่า อยู่ในกล่องข้อความ E-Mail ไปแล้ว! อย่างไรก็ตาม ถ้าเราเป็นคนที่ใช้เวลาเขียนอีเมลนานจนเกินไป จนเสียเวลาทำงาน นั่นอาจจะเป็นวิธีการเขียนอีเมลที่ผิดแล้วล่ะ และวิธีการที่ถูกต้องในการเขียนอีเมล เป็นอย่างไรบ้าง ตามมาดูกันได้เลย …
กฎง่าย ๆ ของการส่งอีเมล ก็คือ การลดภาระของทั้งผู้ส่งอีเมล และ ผู้รับอีเมล แปลง่าย ๆ ก็คือ การลดจำนวนอีเมลที่คุณส่ง หรือ การลดจำนวนผู้รับที่ไม่เกี่ยวข้อง
การเขียน E-Mail ภาษาอังกฤษ ให้ดูแบบมืออาชีพ มีดังนี้
1. เริ่มต้นที่คำทักทาย (Greeting)
- ข้ามความเป็นทางการไปบ้าง ในกรณีที่รู้จักกัน
- มันโอเคนะที่เราจะขึ้นต้นอีเมลล์ด้วยคำว่า hi (สวัสดี) บ้าง แทนที่จะใช้แต่คำว่า Dear … (เรียน….ที่เคารพ) ก็ลองปรับเอาตามความเหมาะสม
- เราไม่จำเป็นต้อง Hi (สวัสดี) หลายรอบ
- หากคุณเพียงแค่ตอบกลับอีเมลเดิม ไม่จำเป็นต้องส่งคำว่า Hi (สวัสดี) ในการตอบกลับ
2. ส่วนเนื้อหา (Body)
- ตรงประเด็น
- อย่าหลุดประเด็น เป็นมารยาททางสังคมพื้นฐานของการเขียนอีเมลแบบ professional ที่ให้เกียรติเวลาของผู้อ่าน เพราะอีเมลที่ยาว และ มีรายละเอียดมากเป็นภาระให้กับผู้ส่ง และ ผู้รับ ลองตั้ง mindset ที่ว่า ผู้ที่รับอีเมลของคุณเป็นคนที่ฉลาด ทำงานหนัก ยุ่งตลอด และ เวลาแต่ละวินาทีของเขามีค่า คุณไม่จำเป็นต้องถามว่าสบายดีไหมตลอดเวลาก็ได้
- อย่าเขียนสั้น หรือ ห้วนจนเกินไป
- ตอบกลับอีเมลให้กระชับได้ใจความ แต่ไม่ห้วนแบบกำปั้นทุบดิน เช่น Received. (ได้รับแล้ว) Agree. (เห็นด้วย) OK หรือ อื่น ๆ เพราะโดยนัยแล้วทำให้ผู้อ่านรู้สึกว่าถูกข่มให้รู้สึกว่ากำลังคุยอยู่กับคนที่ยุ่งมาก และ เป็นคนสำคัญ มันจะไม่เกิดความรู้สึกนี้เลยถ้าเราปิดท้ายด้วยการเขียนคำขอบคุณสั้น ๆ เช่น “Thank you” หรือ “Thanks for your Information”
- เขียนชื่อหัวเรื่องให้ชัดเจนว่าประเด็นสำคัญของอีเมลคืออะไร
- ควรสรุปหัวข้อเรื่องให้เป็นวลี หรือ ประโยคสั้น ๆ ไม่ต้องเต็มประโยคก็ได้ ไม่ต้องพยายามทำให้ตลก หรือ ตกใจ ตัวอย่างเช่น การใช้คำว่า urgent หรือ URGENT! เพียงแค่อยากให้ผู้อ่านกดอ่านเร็ว ๆ เก็บไว้ใช้เมื่อถึงคราวจำเป็นดีกว่า
3. คำลงท้าย (Sign-off)
- การเลือกใช้คำลงท้ายที่เหมาะสม
- ปิดท้ายด้วยคำง่าย ๆ เช่น Best Regards, Best, All the best ส่วนคำอื่น ๆ เช่น “yours sincerely” จะเป็นทางการมาก “Yours” ก็สนิทเกิน “Cheers” เหมาะสำหรับเพื่อนๆ กัน มากกว่าบริบททางการ ส่วน Kind regards จะทางการที่สุดและสิ่งที่ไม่ควรทำเลย คือ การขอบคุณล่วงหน้า (Thank you in advance) แม้ว่าเราจะอ่านดูแล้วดูเหมือนจะดี แต่ผู้รับยังไม่ได้ตอบตกลงที่จะทำเลย การขอบคุณล่วงหน้า ไม่ได้ส่งผลอะไรที่ดีเลย อาจจะทำให้ให้ผู้รับรู้สึกกังวลใจ หรือ เหมือนเป็นการบังคับให้ตอบกลับ
- การใส่ Email Signature
- ลายเซ็นต์ของเรา ก็ควรจะดูน่าเชื่อถือ และ สะอาดตา ควรใส่แค่ชื่อผู้เขียน ชื่อองค์กร ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ไม่ควรจะใส่ตัวการ์ตูน หรือ สีสันฉูดฉาด
4. การส่ง E-Mail
- เรียนรู้วิธีการใช้ TO, CC และ BCC
- TO สำหรับคนที่เราคากหวังให้เขาตอบกลับมา
- CC แจ้งเพื่อทราบ ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับประเด็นการพูดคุย แต่ไม่ได้คาดหวังให้ตอบกลับอีเมลล์ของเรา
- BCC แจ้งเพื่อทราบ โดยที่ผู้รับในอีเมลล์ทั้งหมดไม่ได้ทราบการมีอยู่ของบุคคลนี้ มักใช้เป็นอีเมลล์สำเนาไปให้ผู้ที่เราต้องการแจ้งข้อมูลให้ทราบ แต่บุคคลในอีเมลคนอื่นไม่จำเป็นต้องทราบ
- ส่งอีเมลเฉพาะเวลางาน
- ที่สำคัญ ควรส่งอีเมลในช่วงเวลางาน เพราะหลายครั้งที่ผู้ส่งไม่ได้คาดหวังให้ตอบกลับทันที แต่ผู้รับจะรู้สึกไม่มีอิสระในเวลาส่วนตัว เพราะอาจรู้สึกว่าถูกคาดหวังตลอดเวลาว่าต้องตอบกลับอีเมลให้เร็วที่สุด เพราะฉะนั้นในทางกลับกัน เพื่อป้องกันความรู้สึกคับข้องใจมากมายที่จะเกิดขึ้นในวันพักผ่อนของเรา ก็แนะนำให้ปิดการแจ้งเตือนอีเมลล์ หรือ ช่องทางการติดต่องาน ในช่วงนอกเวลางานไปเลย
ทั้ง 4 วิธีข้างต้นเป็นเทคนิคเบื้องต้นที่ควรนำไปปรับใช้เพื่อให้การส่งอีเมลดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ทาง Chula Gradeup Tutor หวังว่าจะมีประโยชน์ และจะช่วยให้การเขียนอีเมลเป็นมืออาชีพขึ้นนะ ส่วนใครมีเทคนิคดี ๆ เพิ่มเติม ก็สามารถแบ่งปันให้เพื่อน ๆ ได้ที่ Comment ด้านล่างเลย แต่ถ้าต้องการอ่านบทความอื่น ๆ เพิ่มเติม คลิกที่นี่
Link เพื่อดูการแนะนำเทคนิคการเขียนอีเมล : https://www.youtube.com/watch?v=3Tu1jN65slw
FB Fanpage : @Chula Gradeup Tutor
Line ID : https://line.me/R/ti/p/%40wud8208i
